Thủ thuật sử dụng Microsoft Excel nhanh gấp đôi
Hãy tăng tốc độ làm việc trên Microsoft Excel với các thủ thuật dưới đây.
1. Sử dụng các mẫu có sẵn trong Excel (Mẫu)
Đôi khi bạn có một loại bảng tính mới và không biết cách thiết kế nó. Không sao cả, Excel cung cấp cho bạn rất nhiều mẫu sẵn sàng sử dụng, mọi thứ từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai và hơn thế nữa, bạn chỉ cần chọn đúng chủ đề mình cần. được, nếu bạn không có mẫu đó, bạn có thể chọn chức năng tải xuống mới từ Microsoft.
Cách sử dụng rất đơn giản, sau khi chọn File >> New, bạn sẽ thấy ở giữa màn hình có danh sách các loại mẫu như hình trên, chỉ cần chọn mẫu và nhấp đúp chuột vào loại mẫu mà bạn chọn. Bây giờ bạn có một bảng tính mới với mẫu bạn chọn.
2. Sao chép công thức
Khi bạn sử dụng một công thức tính toán nào đó ở một ô bên trên và muốn sao chép nó vào ô bên dưới, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D là được.
3. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter
Trong Excel, khi bạn nhập dữ liệu cho một ô, con trỏ sẽ ở trong ô đó và bạn nhấn Enter, nó sẽ di chuyển xuống ô khác. Nhưng có thể bạn muốn nó di chuyển sang trái, phải hoặc lên trên. Để thực hiện, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options, chọn tab Edit, click vào menu thả xuống Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down.
4. Hiển thị nhiều dòng trong 1 ô
Khi bạn nhập một số dữ liệu vào một ô và bạn muốn dữ liệu đó xếp hàng trong ô đó (tức là ô đó có 2 dòng), để thực hiện việc này bạn có 2 cách:
Khi bạn muốn ngắt dòng, hãy nhấn Alt-Enter
Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, vì vậy mỗi khi bạn nhập nếu dài hơn chiều rộng ô thì Excel sẽ tự động xếp hàng.
5. Tạo bình luận (comment) cho ô
Khi muốn nhận xét cho một ô, bạn chọn ô muốn nhận xét, chọn menu Chèn / Nhận xét (hoặc bấm chuột phải vào ô đó chọn Nhận xét). Nhập nhận xét cho ô đó. Khi bạn di chuyển chuột đến ô đó, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện với nhận xét bạn đã nhập.
6. Chỉnh sửa nội dung cho bình luận (Comment)
Sau khi đã tạo bình luận (comment) cho một ô nào đó, bây giờ bạn muốn chỉnh sửa nội dung của bình luận đó thì bấm vào ô đó, chọn menu Chèn – Chỉnh sửa Bình luận. Bạn sẽ sửa đổi nội dung trong cửa sổ bình luận. Bạn cũng có thể chỉnh sửa nhận xét và xóa nhận xét bằng cách nhấp chuột phải.
7. Sử dụng Tự động điền. hàm số
Khi điền vào các ô có nội dung chẳng hạn như nội dung của các ô trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số bắt đầu từ số 1 trở đi và bạn không phải nhập lần lượt từng số, bạn sử dụng Tự động điền. chức năng để làm điều này. Có 2 cách:
Bạn chọn từ menu Chỉnh sửa – Điền: ở đây sẽ liệt kê các chức năng Tự động điền để bạn lựa chọn. Hoặc cách khác, bạn nhập một số giá trị ban đầu, ví dụ bạn nhập ô A1: 1 và A2: 2. Sau đó dùng chuột để chọn 2 ô này (được đánh dấu). Sau đó di chuyển chuột đến dấu ô vuông góc dưới bên phải 2 ô này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn click và rê chuột đến vị trí cuối cùng để nhập giá trị rồi thả ra.
8. Tùy chỉnh Tự động điền
Excel chỉ cung cấp cho bạn một số danh sách để bạn tự động điền vào danh sách như số thứ tự, số ngày trong tuần… Bạn cũng có thể thêm vào danh sách đó một kiểu tự động điền của riêng mình, chẳng hạn như bạn muốn điền vào một dãy số theo thứ tự như: 1,5,9,13, …
Để tạo một dãy số tăng dần theo thứ tự như vậy, bạn thực hiện như sau: Nhập các giá trị của danh sách vào các ô và sắp xếp theo ý muốn, chọn menu Công cụ, Tùy chọn, chọn tab Danh sách tùy chỉnh, nhấp vào nút lệnh Nhập khẩu. Sau đó chọn vùng danh sách bạn vừa nhập và nhấn Ok.
Chúc các bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn với thủ thuật văn phòng trên Excel.