Sai lầm khiến quán cà phê mới đóng cửa chỉ sau 7 tháng – Bài học kinh doanh quán cà phê

Kinh doanh quán cà phê luôn là lựa chọn hấp dẫn với nhiều chủ đầu tư bởi hình ảnh trẻ trung, tiềm năng thu lợi và sự đa dạng trong mô hình phục vụ. Tuy nhiên, thực tế không phải ai cũng gặt hái thành công.

Một ví dụ điển hình là câu chuyện một quán cà phê tại Hà Nội phải đóng cửa chỉ sau 7 tháng hoạt động – dù mọi thứ từ menu đến thiết kế đều sao chép nguyên vẹn mô hình thành công trước đó. Câu chuyện này không chỉ là lời cảnh tỉnh, mà còn chứa đựng những bài học quý giá cho bất kỳ ai có ý định mở quán cà phê.

Tại sao quán cà phê mở mới lại đóng cửa nhanh chóng?

Sao chép mô hình cũ một cách nguyên xi

Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều chủ quán mắc phải là giữ nguyên tất cả các yếu tố của một quán cà phê đã thành công ở nơi khác – từ menu đồ uống, giá cả cho tới thiết kế nội thất – mà không phân tích đặc điểm của khu vực mới.

Quán cà phê tại Hà Đông dù có concept giống hoàn toàn quán tại Cầu Giấy nhưng lại không đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của khách hàng tại khu vực. Một số khung giờ trong ngày có lượng khách thấp kéo dài, dẫn đến việc sử dụng không gian và tài nguyên không hiệu quả.

Điều này cho thấy mô hình kinh doanh thành công ở một địa điểm không đồng nghĩa sẽ thành công ở địa điểm khác. Mỗi khu vực có nhu cầu, thói quen tiêu dùng và phân khúc khách hàng khác nhau, và việc bỏ qua yếu tố này là một sai lầm nghiêm trọng.

Thiếu nghiên cứu thị trường trước khi mở rộng

Trước khi mở chi nhánh tại Hà Đông, chủ quán không có một nghiên cứu thị trường đủ sâu về khách hàng mục tiêu, hành vi tiêu dùng và thói quen uống cà phê tại khu vực này. Dân cư địa phương chủ yếu mua mang đi và sử dụng dịch vụ trong thời gian ngắn, khác với nhóm khách hàng tại Cầu Giấy – nơi mọi người thường ngồi lại lâu hơn để làm việc hoặc gặp gỡ. Việc không đánh giá được sự khác biệt này dẫn đến menu, giá cả và chiến lược phục vụ không phù hợp với thị trường mới.

Trong kinh doanh quán cà phê, nghiên cứu thị trường và hiểu rõ khách hàng mục tiêu là nền tảng quyết định mọi chiến lược vận hành và marketing sau này. Thiếu nghiên cứu thị trường dễ dẫn tới việc đầu tư sai hướng, khó thu hút khách hàng và mất đi lợi thế cạnh tranh.

Phụ thuộc quá nhiều vào phong cách quản lý cá nhân

Tại quán cà phê ở Cầu Giấy, chủ quán trực tiếp quản lý mọi khâu – từ lựa chọn nguyên liệu, pha chế đến đào tạo nhân viên – giúp đảm bảo chất lượng và trải nghiệm khách hàng đồng nhất. Tuy nhiên, khi mở chi nhánh tại Hà Đông và phân quyền cho người quản lý mới, quán đã gặp phải sự khác biệt trong phong cách phục vụ và không gian dịch vụ, dù mặt bằng và thiết kế có tương đồng.

Điều này phản ánh sự thiếu chuẩn hóa trong quy trình quản lý và vận hành quán cà phê. Khi mô hình kinh doanh phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm và tác phong cá nhân của chủ quán, việc mở rộng sang chi nhánh mới sẽ gặp khó khăn lớn nếu không có hệ thống quản lý chuẩn hóa rõ ràng.

Thiếu chuẩn hóa hệ thống và kiểm soát chất lượng

Chuyên gia tư vấn Trần Khánh Minh Sơn nhấn mạnh rằng sự khác biệt lớn nhất giữa mô hình kinh doanh sẵn sàng mở rộng và mô hình “chưa sẵn sàng” chính là việc chuẩn hóa hệ thống. Quán cà phê cần thiết kế các tiêu chuẩn về quy trình pha chế, dịch vụ khách hàng và kiểm soát chất lượng để đảm bảo tất cả các chi nhánh hoạt động ổn định và hiệu quả như nhau.

Chuẩn hóa quy trình không chỉ giúp giảm sai sót trong vận hành mà còn là cơ sở để mở rộng kinh doanh bền vững. Một hệ thống chuẩn hóa tốt sẽ giúp bạn dễ dàng đào tạo nhân sự mới, chuẩn hóa trải nghiệm khách hàng và đo lường hiệu quả hoạt động tại từng chi nhánh.

Không tính toán kỹ chi phí và dòng tiền

Một trong những thách thức lớn nhất khi mở quán cà phê là duy trì dòng tiền ổn định trong giai đoạn đầu hoạt động. Việc chi phí thuê mặt bằng, nhân sự, nguyên liệu và marketing biến động có thể tạo áp lực tài chính rất lớn. Trong trường hợp quán cà phê tại Hà Đông, doanh thu thấp hơn dự kiến trong khi chi phí thực tế lại cao hơn khiến chủ quán phải điều chỉnh liên tục để cân bằng chi phí – điều này tác động xấu tới chất lượng dịch vụ và khả năng phục vụ khách hàng.

Quán cà phê mới mở cần lập kế hoạch tài chính chi tiết, dự trù rủi ro và đảm bảo có nguồn vốn dự phòng để vượt qua giai đoạn đầu tiên vốn nhiều thách thức. Thiếu chuẩn bị tài chính rõ ràng cũng là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều quán cà phê đóng cửa sớm.

Bài học kinh nghiệm cho chủ quán cà phê

Hiểu rõ thị trường mục tiêu

Phân tích kỹ nhu cầu của khách hàng địa phương trước khi quyết định mở quán là điều tối quan trọng. Tìm hiểu thói quen sử dụng dịch vụ, phân khúc khách hàng chính và hành vi tiêu dùng sẽ giúp bạn định hướng menu, giá cả và chiến lược marketing chính xác hơn.

Chuẩn hóa quản lý và vận hành

Xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng cho quy trình pha chế, phục vụ và quản lý giúp quán dễ kiểm soát chất lượng và nhân rộng mô hình khi cần mở thêm chi nhánh. Một hệ thống tốt sẽ giúp bạn tránh các sai sót phổ biến do nhân sự mới hoặc quản lý chưa có kinh nghiệm.

Lập kế hoạch tài chính chi tiết

Lập bảng dự toán chi phí đầy đủ và có kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất ngờ giúp bạn duy trì hoạt động trong giai đoạn đầu nhiều rủi ro. Không đặt tất cả vốn vào một chi nhánh mới ngay lập tức, mà nên thử nghiệm ở quy mô nhỏ trước khi mở rộng.

Điều chỉnh linh hoạt theo thị trường

Thay vì sao chép nguyên xi mô hình cũ, chủ quán cần linh hoạt điều chỉnh menu, dịch vụ và chiến lược tiếp thị để phù hợp với đặc điểm của từng địa điểm kinh doanh. Điều này bao gồm thay đổi các sản phẩm phù hợp với khẩu vị, giá cả và thời gian phục vụ phù hợp với khách hàng mới.

Kết luận

Câu chuyện quán cà phê đóng cửa chỉ sau 7 tháng là lời nhắc nhở sâu sắc cho những ai đang chuẩn bị khởi nghiệp trong ngành F&B. Thành công không đến từ việc sao chép mô hình cũ một cách máy móc, mà cần có sự chuẩn bị kỹ càng về mặt chiến lược, thị trường, tài chính và hệ thống vận hành.

Đầu tư thời gian để chuẩn hóa các quy trình, hiểu rõ khách hàng mục tiêu và xây dựng kế hoạch kinh doanh bền vững sẽ giúp quán cà phê của bạn tồn tại và phát triển lâu dài trong thị trường cạnh tranh hiện nay.