Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp (Cập nhật 2022)
Hợp đồng điện tử là gì? Hợp đồng điện tử là gì? Ưu điểm của hợp đồng điện tử là gì? Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử? Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp mới nhất năm 2022? Làm thế nào để ký hợp đồng điện tử?
Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ nên việc doanh nghiệp giao kết hợp đồng trực tiếp hoặc thông qua hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Vậy quy định của pháp luật về cách thức ký kết hợp đồng điện tử như thế nào? Nó được pháp luật quy định như thế nào? Để giải đáp vướng mắc này, Luật Dương Gia xin gửi tới bạn đọc bài viết: Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp (Cập nhật năm 2022).
Cơ sở pháp lý:
–
– Nghị định 130/2018 / NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Luật sư tư vấn pháp lý Trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Căn cứ Điều 33 Luật Giao dịch điện tử năm 2005, hợp đồng điện tử là hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này. Hợp đồng điện tử có các đặc điểm nổi bật sau:
Thứ nhất, hợp đồng điện tử được thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử, trong giao kết hợp đồng điện tử, việc đề nghị giao kết hợp đồng và việc chấp nhận giao kết có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu. (Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác).
Thứ hai, có ít nhất 03 bên giao kết hợp đồng, bao gồm: Bên chào hàng, bên được chào hàng và các nhà cung cấp dịch vụ mạng và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử, cơ quan này không tham gia đàm phán. Đàm phán, giao kết các hợp đồng thực hiện chức năng hỗ trợ, đảm bảo hiệu lực và giá trị pháp lý cho việc thực hiện giao kết và thực hiện hợp đồng.
Thứ ba, các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về việc sử dụng phương tiện điện tử để giao kết hợp đồng.
Thứ tư, hợp đồng điện tử có phạm vi áp dụng hạn chế, vì theo Luật Giao dịch điện tử, giao dịch điện tử được áp dụng trong hoạt động của cơ quan nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại, … Cần lưu ý rằng các quy định về giao dịch điện tử không áp dụng đối với trường hợp
xem thêm: Quy định về chứng thực hợp đồng điện tử
Thứ năm, nó hiện đại, chính xác và không biên giới vì hợp đồng điện tử sử dụng các văn bản điện tử, kỹ thuật số, cá nhân, quang …, thư điện tử và điện tín và các hình thức khác. công thức tương tự khác.
2. Hợp đồng điện tử là gì?
Căn cứ Điều 36 Luật Giao dịch điện tử năm 2005:
“Điều 36. Giao kết hợp đồng điện tử
1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.
2. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu. ”
Như vậy, trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử, các bên sẽ sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch của mình. Khi giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu mà các bên đã đưa ra.
3. Ưu điểm của hợp đồng điện tử:
Việc ký kết hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
– Xóa bỏ khoảng cách về độ tin cậy và thời gian bằng chữ ký điện tử nhanh chóng trên nhiều nền tảng khác nhau như trên laptop, máy tính, ipad, điện thoại, v.v.
xem thêm: Quy định về hợp đồng điện tử
– Giảm tình trạng ký tay, đóng dấu rườm rà. Hợp đồng điện tử có nhiều hình thức ký thuận tiện, tích hợp với tất cả các loại chữ ký số như: Chữ ký số tập trung HSM, USB Token, chữ ký số từ xa, chữ ký số hình ảnh, chữ ký trực tiếp…
– Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí: chi phí đi lại, chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng, …
4. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử:
Căn cứ Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2015, nguyên tắc giao dịch điện tử như sau?
Thứ nhất, cCác bên có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng.
Thứ hai, việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân theo quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.
Thứ ba, khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, xác thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn và bí mật liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
5. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp mới nhất năm 2022:
Hiện nay, theo quy định của pháp luật hiện hành, cách thức ký kết hợp đồng điện tử thường bao gồm 3 bước cơ bản, đó là:
Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng
xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì? Sự khác biệt giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống là gì?
Sau khi đạt được thỏa thuận hợp tác, các bên nên đề xuất giao kết hợp đồng để đảm bảo quyền và lợi ích cũng như trách nhiệm của các bên khi giao kết hợp đồng.
Đại diện của một bên đề nghị giao kết hợp đồng thực hiện cần phải:
(i) Đăng nhập vào hệ thống để yêu cầu giao kết hợp đồng điện tử;
(ii) Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, quy định trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan;
(iii) Xác định các yêu cầu ký kết, vị trí ký kết, vai trò ký kết trong hợp đồng;
(iv) Hệ thống tạo luồng ký tự động và gửi hợp đồng điện tử đến đối tác để đối tác ký hợp đồng điện tử;
Bước 2: Nhận email và trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử
Bên được chào hàng nhận email thông báo tự động và truy cập vào đường dẫn của hợp đồng điện tử (Lưu ý: Không cần đăng nhập hệ thống);
Sau khi đọc kỹ nội dung điều khoản hợp đồng, bên được đề nghị xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng dưới dạng chữ ký số: sử dụng chữ ký số, chữ ký photo, ..
Trường hợp bên được chào hàng không đồng ý với nội dung các điều khoản trong hợp đồng thì bên được chào hàng phản hồi thông tin, yêu cầu sửa đổi và thống nhất nội dung hợp đồng.
Bước 3: Thực hiện hợp đồng
Khi hoàn thành việc ký kết hợp đồng điện tử, hệ thống gửi thông báo hoàn thành hợp đồng cho các bên, hợp đồng được lưu trữ và mã hóa để ký kết hợp đồng. Hợp đồng có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
Căn cứ và nội dung của hợp đồng điện tử, các bên đã ký kết và thực hiện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, chuẩn bị cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng.
6. Cách thức ký hợp đồng điện tử:
Hiện nay đối với các doanh nghiệp thường sử dụng một số cách ký hợp đồng điện tử phổ biến như sau:
– Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số: Mã thông báo chữ ký số (USB Token) là thiết bị chứa các ký tự dữ liệu được mã hóa và thông tin của doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức, …
– Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký Scan: Đại diện của bên chào hàng và bên được chào hàng ký hợp đồng bằng tay, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh chụp hoặc PDF;
– Ký hợp đồng bằng chữ ký trực quan: Đại diện của bên chào hàng và bên được giao kết hợp đồng bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như camera hoặc máy ảnh để chụp lại chữ ký (gọi tắt là chữ ký). hình ảnh). Chữ ký này được chuyển thành file ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử, hợp đồng được thực hiện theo đúng quy trình và có giá trị chữ ký như chữ ký viết tay.
Ký hợp đồng điện tử được hình thành qua email: Các bên cần sử dụng email email để giao dịch. Bên đề nghị ký hợp đồng soạn thảo hợp đồng và gửi hợp đồng qua email cho khách hàng và chờ xác nhận. Bên được yêu cầu truy cập email sau khi xem xét các quyền, lợi ích và trách nhiệm trong hợp đồng. Trường hợp bên được chào hàng đồng ý với các điều khoản của hợp đồng thì hợp đồng sẽ được ký kết. Tuy nhiên, đối với cách ký hợp đồng điện tử được hình thành qua email cần lưu ý những điểm sau:
(i) Các bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các giao dịch qua Email
(ii) Các bên phải thoả thuận với nhau và có những quy định ràng buộc về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng.
(iii) Các bên phải đăng ký thỏa thuận chung về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân viên giao dịch của các bên, địa chỉ email sử dụng. để biết giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại liên hệ, số fax, …
(iv) Các bên ký kết phải có bản chính để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản chính và Email (theo từng loại giao dịch).
(v) Người đàm phán của các bên cần liên lạc với nhau qua điện thoại, fax, v.v.