Nhiều lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu

Với sự trợ giúp của hệ thống quản lý tài liệu, các tệp có thể được lưu trữ và truy xuất dễ dàng. Các nền tảng này có thể được sử dụng để quản lý phiên bản, kiểm soát truy cập và quản trị quy trình làm việc. Lưu trữ tài liệu an toàn và tuân thủ pháp luật là một lợi ích khác của hệ thống quản lý tài liệu.

Bất kỳ công ty nào, dù lớn hay nhỏ, đều có thể thu được lợi ích từ việc hệ thống quản lý tài liệu Công ty có thể tiết kiệm tiền, thời gian và tài nguyên bằng cách trở nên không cần giấy tờ. Tiết kiệm thời gian nộp và truy xuất giấy tờ là một trong những lợi ích chính của hệ thống quản lý tài liệu cho doanh nghiệp. Vì mọi thứ đều được lưu trữ kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất bất kỳ tệp nào vào bất kỳ lúc nào.

Các giải pháp quản lý tài liệu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn có thể giúp họ tiết kiệm tiền bạc. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền cho cả việc in ấn và lưu trữ bằng cách giảm thiểu sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy. Ngoài việc hỗ trợ các tổ chức cắt giảm chi phí liên quan đến việc thay thế giấy tờ bị thất lạc hoặc bị hủy hoại, hệ thống quản lý tài liệu cũng có thể giúp ngăn ngừa việc mất các hồ sơ quan trọng.

Chức năng của hệ thống quản lý tài liệu được thảo luận

DMS là một hệ thống vi tính hóa được sử dụng để lưu trữ, quản lý và lưu trữ tài liệu nhằm cắt giảm việc sử dụng giấy. Các tài liệu nội bộ như ghi chú và kế hoạch kinh doanh, cũng như các tài liệu bên ngoài như hợp đồng và thông tin khách hàng, đều có thể được theo dõi bằng cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu (DMS).

Để xác định DMS có phù hợp với công ty của bạn hay không, điều cần thiết là phải làm quen với các hệ thống khác nhau trên thị trường và các chức năng mà chúng cung cấp. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét nhiều DMS có sẵn và nêu bật những khía cạnh khiến chúng trở nên hữu ích cho các tổ chức. Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là các chương trình máy tính được thiết kế để lưu trữ, lập chỉ mục và truy xuất tài liệu kỹ thuật số nhằm cắt giảm việc sử dụng giấy.

Mỗi khi một tài liệu mới được tạo, nó sẽ được “đăng ký” vào DMS, nơi nó được cung cấp một danh tính riêng biệt và nơi lưu trữ siêu dữ liệu của nó. DMS trở thành ngôi nhà mới cho tài liệu. Khi một tài liệu được kiểm xuất khỏi DMS, tài liệu đó sẽ bị khóa để người dùng khác có nhu cầu chính đáng xem tài liệu đó sử dụng và người dùng ban đầu sẽ nhận được thông báo cập nhật.

Bằng cách nào một hệ thống quản lý tài liệu có thể được minh họa một cách hữu ích?

Một công ty không thể hoạt động mà không có hồ sơ. Các tài liệu mà doanh nghiệp phát triển, từ hợp đồng khách hàng đến hồ sơ nhân viên, thường rất quan trọng và phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian dài. Một hệ thống quản lý tài liệu là cần thiết cho mục đích này.

DMS lưu trữ tất cả các tài liệu của một tổ chức ở một vị trí thuận tiện. Một lợi thế của việc áp dụng DMS là nó tập trung tất cả các tài liệu ở một vị trí, giúp nhân viên dễ dàng khám phá những gì họ cần khi họ cần. Khả năng thích ứng của DMS làm cho nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để giảm lãng phí và tăng năng suất trong bất kỳ tổ chức nào.

DMS, hay hệ thống quản lý tài liệu, là các chương trình máy tính giúp doanh nghiệp quản lý giấy tờ của họ. Hệ thống có thể hỗ trợ quy trình làm việc và sửa đổi tài liệu. Tiện ích của DMS vượt ra ngoài lĩnh vực tài liệu kỹ thuật số; nó cũng có thể được sử dụng để giữ các tab trên và quản lý các tệp giấy.