Biết cách sử dụng Mail Merge trong Word khiến sếp “thán phục”
Bạn đang bối rối và lo lắng khi hàng ngày phải gửi một số lượng lớn thư mời, thư nháp,… cho khách hàng, đối tác,… Và vẫn không biết làm cách nào để rút ngắn thời gian thay vì phải nhập thủ công. . Vì vậy, tính năng Mail Merge trong Word chắc chắn sẽ là “trợ thủ” đắc lực cho bạn trong thời gian tới.
Bài viết dưới đây Sforum sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách cài đặt và sử dụng công cụ Mail Merge “thần thánh” này nhé!
Mail Merge Word là gì?
Hợp nhất Thư trong Word Còn được gọi là trộn thư, đây là một tính năng có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với tính năng này, bạn có thể gửi thư, thông báo, cảm ơn,… cho các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu bạn có sẵn.
Ở tính năng Mail Merge, bạn chỉ cần chỉnh sửa nội dung mẫu cần gửi, sau đó đến phần nội dung cá nhân: Họ và tên, Địa chỉ, Số điện thoại,… thì Mail Merge sẽ giúp bạn tự điền. Từ đó, tiết kiệm nhiều thời gian và năng suất làm việc hơn so với việc nhập thủ công!
Cách Mail Merge trong Word đơn giản và hữu ích mà bạn không nên bỏ qua
Tiếp theo dưới đây, Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện Mail Merge trong Word dựa trên dữ liệu khách hàng theo các bước sau:
Bước 1: Vui lòng tiến hành khởi động MS Word. Tiếp đó hãy chọn Thư> Bắt đầu Hợp nhất Thư> Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư từng bước…
Bước 2: Sau đó, bạn sẽ làm theo 6 bước để tiến hành cài đặt Mail Merge. Trong phần Chọn loại tài liệuchọn loại tin nhắn bạn đang làm việc.
Bước 3: Tiếp theo, bạn tiến hành chọn mẫu để sử dụng.
- Sử dụng tài liệu hiện tại: Sử dụng tệp hiện tại.
- Bắt đầu từ một mẫu: Sử dụng các mẫu hiện có.
- Bắt đầu từ tài liệu hiện có: Sử dụng một mẫu đã tồn tại trong thư mục của bạn.
Sau đó, bạn chọn Tiếp theo: Chọn người nhận để tiếp tục.
Bước 4: Trong bước tiếp theo, bạn cần thiết lập dữ liệu để nhập vào mẫu tin nhắn. Hoặc bạn có thể tạo một cái mới trực tiếp bằng cách chọn Nhập danh sách mới> Tạo…
Bước 5: Tại hộp thoại Danh sách địa chỉ mới, vui lòng bấm vào Tùy chỉnh các cột… để chỉnh sửa tên trường cho phù hợp với mẫu tin nhắn của bạn.
Bước 6: Khi bạn đã đổi tên trường dữ liệu, hãy nhấp vào Mục nhập mới> Ok để khai báo dữ liệu mới.
Bước 7: Trong bước tiếp theo khi thiết lập Kết hợp Thư trong Word, hãy chọn Các mặt hàng khác… để đặt trường dữ liệu để nhập vào mẫu thông báo.
Bước 8: Sau đó bạn Chèn Mỗi trường dữ liệu tự động nhập vào mẫu tin nhắn sẽ được gửi lần lượt. Và tiếp tục lựa chọn Tiếp theo: Xem trước các bức thư của bạn để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 9: Bây giờ bạn có thể xem tin nhắn mẫu của mình dưới dạng Xem trước. Vui lòng kiểm tra xem có thông tin nào không chính xác hay không! Nếu không, hãy tiếp tục chọn Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất hoặc chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận… chỉnh sửa.
Bước 10: Cuối cùng, chọn Kết thúc & Hợp nhất Để lại tùy chọn gửi email hoặc in ra nếu cần thiết!
Một số lưu ý khi chuyển dữ liệu hàng loạt với Mail Merge
Đối với quá trình cài đặt, cài đặt tính năng Mail Merge trong Word được thực hiện dễ dàng, Sforum đã giúp bạn tổng hợp một số lỗi thường gặp dưới đây:
- Khi thực hiện truy xuất dữ liệu: danh sách khách hàng, thông tin cá nhân, … qua Excel, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các ô đều chứa dữ liệu và phải được định dạng là Text.
- Để truy cập dữ liệu của các ô, bạn có thể sử dụng hàm GIÁN TIẾP và có thể sử dụng các công thức khác nhau trên Thư mẫu của bạn.
- Khi bạn chọn các mẫu thư có sẵn trong Word, đã có các trường dữ liệu cố định như: Tên, Họ, Dòng địa chỉ,… Bây giờ hãy kết hợp các trường dữ liệu cố định hoặc chỉnh sửa chúng để tạo các mẫu của riêng bạn.
Kết thúc
Qua bài viết trên Sforum mình đã hướng dẫn các bạn toàn bộ thủ thuật cài đặt và sử dụng Mail Merge trong Word để chuyển thư mời, thông báo, hợp đồng, … đến tất cả khách hàng, người dùng, .. đồng thời mà không mất quá nhiều thời gian. và nỗ lực. Hi vọng đây sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Chúc bạn thành công.